Tóm tắt: Với 300–400 nhân viên thuộc nhiều nhóm tuổi và vị trí, việc phát phiếu lương tại một doanh nghiệp F&B ở Thâm Quyến chưa bao giờ là việc nhỏ. Sau khi được giới thiệu Ant Payslip vào tháng 11/2021, doanh nghiệp đánh giá sản phẩm trong cùng tháng và bắt đầu sử dụng từ tháng kế tiếp.
Quy mô và cơ cấu nhân sự làm thay đổi bài toán F&B
Doanh nghiệp hoạt động trong quản lý F&B và các dịch vụ liên quan. Nhân sự trải rộng từ văn phòng đến cửa hàng, có mức độ quen thuộc với công nghệ khác nhau. Vì ca làm không đồng nhất, phát phiếu giấy hoặc yêu cầu nhân viên đến nhận gây chậm trễ và tạo thêm việc cho quản lý cửa hàng.
Quy trình cũ gặp vấn đề ở đâu
Đội ngũ payroll phải tách dữ liệu, kiểm tra người nhận rồi xử lý từng lần gửi. Chỉ một sai sót cũng có thể kéo theo việc tìm bản cũ, thông báo cho nhân viên và gửi lại. HR khó theo dõi ai đã nhận, trong khi câu hỏi về phụ cấp hoặc khấu trừ thường đến qua nhiều kênh.
Với dữ liệu thu nhập, doanh nghiệp cũng không muốn dựa vào nhóm chat chung. Họ cần kênh email riêng cho từng nhân viên, nội dung dễ đọc trên điện thoại và hồ sơ gửi có thể tra cứu.
Được giới thiệu để biết, đánh giá để ra quyết định
Lời giới thiệu từ một người quen giúp đội ngũ biết đến sản phẩm, nhưng quyết định được đưa ra sau khi thử bằng tệp lương thực tế. Họ kiểm tra tốc độ nhập Excel, cách hệ thống tạo phiếu cá nhân, khả năng xem trước, mức độ thuận tiện với người nhận và quy trình hỗ trợ khi có lỗi.
Việc không phải đổi mẫu Excel là yếu tố thực tế. Nhân viên payroll tiếp tục chuẩn bị số liệu như trước, sau đó dùng Ant Payslip cho bước tạo, gửi và theo dõi phiếu lương.
Khác biệt trong mỗi kỳ lương
Phiếu lương được gửi hàng loạt qua email và có thể hẹn đúng thời điểm. Trạng thái gửi, lượt xem và xác nhận được tập trung trên trang quản trị. Khi cần điều chỉnh, HR thu hồi bản sai, sửa dữ liệu và gửi lại mà không làm lại toàn bộ danh sách.
Nhờ đó, nhóm payroll giảm công việc lặp lại và có bằng chứng rõ ràng khi cần đối chiếu. Nhân viên nhận thông tin riêng tư, còn quản lý không phải chuyển tiếp tệp qua nhiều cấp.
Bốn gợi ý cho đội ngũ payroll ngành F&B
- Thử sản phẩm bằng bảng lương thật và nhiều loại trường dữ liệu.
- Đánh giá trải nghiệm trên điện thoại vì nhiều nhân viên không làm việc tại bàn.
- Kiểm tra khả năng thu hồi, chỉnh sửa và gửi lại trước khi triển khai.
- Xem xét báo cáo trạng thái và chất lượng hỗ trợ khách hàng, không chỉ tốc độ gửi.
Một quy trình phù hợp phải phục vụ được cả nhân viên văn phòng lẫn nhân viên cửa hàng mà không làm tăng việc thủ công cho HR.